仕事の種類に応じたタスクマネジメント

仕事術に関する書籍は多くあります。仕事の種類によって相性の良いマネジメント方法があるのでそれを紹介します。


なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (PHP文庫)

機能的タスク分類

今回は、その場限りでできる仕事と、できない仕事とにタスクを分けて考えます。このように分ける理由は、それぞれで効果的な取り組み方が大きく違うからです。

その場限りで出来る仕事

報告書の作成、記録、整理整頓、ルーチンワーク、議事録作成、事務作業(配布資料印刷、紙情報の入力、休暇届、出張届、出張報告書の提出、コピー、)、翻訳

  • すぐに取りかかりできる所まで進めることの積み重ね
  • 雪かきのような取り組み方、いつかは終わる
  • 最後まで完了させることが重要
  • 空いた時間に常に行う
  • とにかく手をつける

 とにかくタスクを終了させていき、手持ち資料を少なくしていくことでよりスピードアップできます。ルーチンを素早く処理する仕事のスタイルが、業務を効率的に行う上での基礎になります。その上級編として大きなプロジェクト(その場限りでできない仕事)があります。

その場限りでできない仕事

 大きなプロジェクトや、人とのやりとりが必要な業務、新たな資料や、検討・決定など、プロセスが進行することを待ったり、特定の場所でしかできないことを含む仕事がこれにあたります。

  • To Doを書きだす
  • すぐに終わる物はすぐに手をつけて終わらせる(このTaskをきちんと見分けるのが意外と難しく、とても重要なポイントです)
  • いつ行うか決める(=時間が明確な計画をする。場所や必要物が特定されていても、時間的は決定していないことが多いため、他の業務を避けて時間を確保しましょう)
  • リマインダーになるものを利用する(スマホのアプリや、手帳、カレンダーなど)
  • 計画の修正を随時行い、狂った帳尻は早めにあわせる

 「次の発表までに準備を頑張ろう」では、このタイプの仕事はなかなかうまくいきません。どんなに計画したところで物事は計画通りに行かないですが、だからといって全く計画を立てる必要がない、プランニングせずに根性で頑張るのは極端な考え方です。大まかにでも計画して、時間を確保し、上手くいかないところで計画を再調整するといった柔軟性のあるマネジメントが必要です。比較的トップダウン的な取り組みを試行錯誤する必要があるといえるでしょう。
 プランニングで陥りやすい失敗に、計画に固執するということがあります。本来の目的よりも計画を守ることに神経質になって仕事が進まないというものです。この予防策としては、「結果」が最も重要であるという価値基準をチームで共有しておくことが有効でしょう。

まとめ

 世の中には魔法の答えは中々ありません。1つの上手くいった方法を無理に他の領域でごり押しするよりも、それぞれの場面に応じて、試行錯誤しながら自分を修正していくことが重要だと思うのです。

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