To Do 管理マクロを組んで、To Doをこなす量が増えるか?

目 的

To Doを管理するエクセルファイルでマクロを組んだ。その効果を2016年末と現在のこなしたTo Doの数を比較することで検討する。

標的行動

こなしたTo Do の数
BL期間:なし
統制期間:2016/11/26 ~ 12/26
介入期間:2017/3/20 ~ 4/20

仮 説

タスク管理をデジタル化・グラフ化したことで以前よりこなすタスクの量が増えている。

介入手続き

  • エクセルファイル&マクロ作成
    • タスクのデジタル管理
    • 〆切と達成の視覚化

結 果

こなしたタスク数は
年末年始期間:63
マクロ導入後:39
年末年始の方がタスクをこなしていた

考 察

自分の感覚としては、最近の方が数が多い実感があった。
感覚とデータは異なる。時期的な要因は排除できていない。
単純に年末にこなさなければならないTo Doが多かった可能性は否定できない。

その他

時期的要因排除のためには同時期記録が必要
その意味では、データが蓄積されていく仕組みを作れたことは大きい

タスク管理エクセルファイルを開く日数が自然に増加するか?

明確な量的な変更はなかった。
タスクを自動的に管理できるエクエルファイルを作ったのが良かった。

スキルの習得にストーリーを加えるということ

『Excel VBA の神様』を読みました。VBAに関する内容どうこうよりも、技術の習得を目的とした書籍の中で紡がれるストーリーの役割について考えさせられました。



単に情報量を多くするだけなら、文章や表の方が密度が高い、枠組みや関係性を示したいならグラフでこと足りる。この書籍の中でストーリーやキャラクターが果たしている役割とは何だろうか?

これは、演劇を見ながら登場人物の人となりやストーリー、テーマを知っていく様に似ている。役者のダイアローグを聞きながら、その舞台、背景、それぞれの事情を類推していく。これは、余白を埋める行為であるし、自分が余白を埋めるために歩いた距離が、本当の意味で血肉になるということなんだろう。

登場人物の感情が動き、その感情に共鳴し、その場にある面白味のある知識とはいったい何なのかを咀嚼していく。一人黙々と学習したり知識を押し付けられるよりも、自分の心が動き、知識を追い求めていくので、理解が自分の知識構造に馴染みやすかったのだろう。

内容的メモ

以下は、VBAに関するメモです。

キーワードは小文字で入力しても大文字に変換される。そのため、小文字で入力し、大文字に変換されるかどうかで、記述があっているかを確認することができる。

キーワードを途中まで入力し、 [Ctrl] + [スペース] で候補を表示。

文字列は絶対に () で囲んではいけない。

オブジェクトの「.」は、助詞『の』の代わり。動詞は「メソッド」。

名詞(オブジェクト)を「の」の代わりに「.」でつなぎながら、最後に動詞(メソッド)で締めくくって文章を完結する。その文章が「ステートメント」で、ステートメントが集まれば「マクロ」になる。p101

動詞には『対象物』とか、『どのように』という補足情報が必要なケースがある。その補足情報を引数(ひきすう)という。メソッドと引数の間には『半角スペース』を空ける(文言やや変更)

名前を入れたり、色を変えたりすることを「オブジェクトのプロパティを書き換える」と表現する

プロパティの取得:変数 = オブジェクト.プロパティ

ワークシート関数のToday = VBA関数のDate。

& は文字連結演算子。半角スペースを前後に入れる。

VBAの基本構文の三つ、『メソッドの使い方』『プロパティの取得』『プロパティの設定』

変数を定義する

Dim x As Long
x = hoge

という形で変数を定義する。以下、調べた略称の意味。
Dim: Dimension. Long: 長整数型(変数の型)

電車内でiPhone音声入力を使う方法

iPhoneの声入力は便利ですが、使う場所が一人きりになれる状況に限られるというのが悩みでした。そこで、本エントリーでは、iPhoneの音声入力を電車の中で使う方法について提案します。

具体的な方法

基本的には、音声入力をいかに目立たずに行うかという方法になります。今のiPhoneであれば、少々の走行音があってもきちんと言葉を認識してくれます。

  • あまり混んでいない状況を選ぶ
  • 他の乗客と距離の取れるスペースを確保する
  • 電車が動き始めてから入力を開始する
  • イヤホンマイクを使い、マフラーや襟の中に収める
  • マフラーやコートの襟で口元の動きを隠す
    • これは、音漏れ防止の効果や、走行を防ぐ効果も期待していますが、あまり意味がないかもしれません

心や技術の問題

電車の中で音声入力を使って感じたのは、予想以上に気持ちのハードルが影響するということです。最初に音声入力をしたときには周囲の乗客の目が気になり、変に思われてるのではないかとかなりソワソワしました。少し時間が経過していくといつの間に新文章の入力に集中していました。電車の中で音声入力をするという行為自体に慣れる必要があるのだと思いました。

さらに、口元を隠しながら音声入力をしていく技術によってもやりやすさというのは変わってくるのではないかと思います。このエントリーを書くだけでも、音量を調節したり、小さい声でもはっきりと喋るように心がけてみると、認識のされ具合が変わってくるというのが分かります。

音声入力が広まらない理由は「恥ずかしさ」? キーボードが滅びる未来はくるか (1/2) – ITmedia Mobile 音声入力が広まらない理由は「恥ずかしさ」? キーボードが滅びる未来はくるか (1/2) - ITmedia Mobile

個人的の注意点

私は、Evernoteで記事を書きためていますが、電波の悪い所を通っている時に、同期が上手くいかず、このエントリーが一度消えてしまいました。すべての文章をコピーしてからEvernoteを閉じたり、同期をしっかりと確認したりするように気をつける必要があります。

まとめ

音声入力は便利で、それを知っていたにも関わらず、これまでは活用することがほとんどできていませんでした。実生活を便利にするためには、進化したテクノロジーを上手く運用することが重要ですね。今回は冬場限定の方法になってしまいましたが、皆さんも是非お試しください。



自分の愚かさをさらけ出して、チェックリストを使うことができますか?

アトゥール・ガワンデの「アナタはなぜチェックリストを使わないのか?」を読んだ。

 


 

これは、チェックリストに関するライフハックについて書かれている本ではない。1人の医師が、世界中で行われている手術の安全性を高めるために、専門ではない領域のプロに話しを聞き、自分のいる分野の欠点を認めながら、自らの行動を変えていく変革の物語だった。

医療には「単純な問題」「やや複雑な問題」「複雑な問題」が混在している。・・・私はこれらの問題について長い間考えてきた。私はできる限り良い医者になりたい。そのためにも、マニュアル通りに動くべき場合と、自分の判断で動くべき場合を見極めるのは非常に重要だ。単純な仕事は確実に行われるようにしつつ、創意工夫の余地や不測の事態に対応できる柔軟性も残したい。

このチェックリストにまつわる、複雑性と柔軟性の謎を著者は解き明かしていく。

建設業界のチェックリスト

まず取り上げられるのが、莫大な数100メートルのビルも安全に作り上げる建設業界のチェックリストだ。

新しいプロジェクトを始めるときは、まずチェックリストが作られるそうだ。十六種の代表者が話し合い、各業種の仕事をまとめた大きなチェックリストを作るのだ。・・・完成品は見事だ。数百人から数千二んの知識をそれぞれ適切な場面で、適切なタイミングで、適切に活用する、詳細なチェックリストができるのだ。

僕はここまで読んだだけで、「こりゃあ、すごい。自分の仕事でも、プロジェクト全体のチェックリストを作ろう!」なんて思いましたが、もっと大きなパラダイムシフトを建設業界は果たしていました。それは「提起スケジュール」と呼ばれるもので、予測される問題のためにコミュニケーションの予定を前もって入れておいたり、問題が発生した時にすぐにミーティングが計画され、そこで話し合いが行われることがチェックされる仕組みである。

単純な手順の間違いを防ぐチェックリストと、話し合いをすることで解決をもたらすコミュニケーションのチェックリスト、この2つの組み合わせがミソである。

医療業界のチェックリスト

医療業界では手術に関するチェックリストが紹介されている。手術チームのチームワークを向上させる取り組みもある。

手術開始前に看護師に自己紹介と懸念を話す機会を与えると、その後も問題を提起したり、解決策を出しやすくなる、という研究結果がでた。彼(ジョンズ・ホプキンス)らはこれを「活性化現象」と呼んだ。最初に何かを言う機会を与えられることで当事者意識と責任感が高まり、その後ももっと発言しやすくなるのだ。

航空業界のチェックリスト

さらに、最もチェックリストを有効活用しているのが航空業界である。安全なフライトのために、チェックリストを作成するために莫大な試行錯誤が行われてきた。

誤解されがちだが、チェックリストはマニュアルではない。・・・すべての手順を詳細に説明するものではない。チェックリストは、熟練者を助けるためのシンプルで使いやすい道具なのだ。素早く使えて実用的で、用途を絞ってあるという特性こそが肝要だ。

この勘違いを僕も起こしていたな、と気づかされます。もともとの自分の中のイメージでは、必要な工程をすべて書き出してチェックリストを作れば、項目を網羅できていればそれだけ完璧だと思っていました。けれど、手術やフライトなど、専門技術を発揮する場合には、スペースを埋めるのではなく、過不足の無い形にすることが大切なのだと気づかされました。

チェックリストを使う恐れ

どんな領域でも効果を発揮するチェックリストだけれど、そんなに普及はしていない。それは何故かも語られる。

人々が手順を忠実に守らない理由の一つに、硬直化が怖い、というのがある。機械的にチェックリストを使っていたのでは現実に対処できなくなる、チェックリストばかり見ていると心のないロボットの様になってしまう、と思い込んでいる。だが実際には、良いチェックリストを使うと真逆のことが起きる。チェックリストが単純な事柄を片付けてくれるので、それらに気を煩わせる必要がなくなる。・・・その分、・・・難しい問題に専念できる。

さらに医者としての著者自身の迷いも記述される。

医療では自主性こそがプロの証だと考えられているが、自主性は規律の対極にある。・・・一人ではとても習得しきれない膨大な量の知識を要する現代医療では、個人の判断ん任せるのは愚策だ。古い価値観にしがみついていては良い医療はできない。時々思い出したように「仲良く協力しあいましょう」と言っているようでは駄目なのだ。本当に必要なのは、絶対に協力しあうという決まりを作り、常にそれに忠実であることだ。

チームワークさえもチェックリストの対象になり、それを自分の職場でも試す価値があるかもしれないというのが、この本を読んで得られた一番大きなものかもしれません。


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